Integração das ferramentas Microsoft PowerBI e Planner melhora processo de gestão

Aproveitar recursos técnicos é de suma importância para o sucesso na gestão de projetos. Nesse contexto, a palavra organização é fundamental. E para um gerente de projetos, há grandes desafios em busca de ferramentas para aperfeiçoar o trabalho, administrando melhor as informações de plataformas diferentes.

E foi assim, que o gestor de projetos de um de nossos clientes, procurou a Supera. Este também aderiu a duas ferramentas, em conjunto com outros produtos da Microsoft.

Foram dois softwares de gestão utilizados: o Microsoft Planner, que é uma aplicação de gerenciamento de tarefas, e permite, por exemplo, a criação de planos para usuários e para equipes, além de designar atividades e detalhar essa parte com campos como data prevista de início e fim.

O outro software é o Power BI, um serviço de análise de negócio com elementos de business intelligence, com o objetivo de fornecer relatórios e dashboards que podem conter dados extraídos de diversas fontes, com uma visualização personalizada auxiliando na tomada de decisões.

Colocando em prática

A integração dessas duas ferramentas acabou precisando de um painel no Power BI para acompanhar todas as movimentações do Planner ao mesmo tempo, e detalhes específicos como tarefas atrasadas, próximas etapas a serem entregues e atividades atribuídas a um usuário específico.

Para integrar esses dados no Power BI, o processo foi dividido em etapas: coleta, modelagem e a visualização dos dados do Planner, pontos chaves para esse projeto.

O primeiro desafio era como obter os dados. Para isso, nossa equipe poderia usar a API do Planner no Microsoft Graph ou algum software que implemente fluxos de trabalho automatizados para empurrar essas informações a partir de certos gatilhos. O Microsoft Flow é um exemplo de programa que poderia fazer esse trabalho, mas ele apenas transfere as informações para algum método de armazenamento, e em ambos os casos é preciso um intermediário para formatar e fornecer esses dados de uma forma que o Power BI possa utilizar de dataset e construir um relatório no final.

Nosso cliente procurava na verdade algo que fizesse uma integração para uso pessoal, e não para toda sua organização, com dados atualizados para quando fizesse análises e reuniões. Com isso, dentre as várias formas, a Supera encontrou uma solução com melhor custo em relação a outras opções do mercado, com licença anual.

O segundo desafio era a visualização dos dados, e a solução encontrada cria um relatório genérico com gráficos e filtros, acelera o processo, mas não é direcionada às necessidades do cliente, por isso, a saída foi personalizar o relatório de acordo com a identidade visual da Empresa e facilitar as principais pesquisas que o gerente desejava fazer.

O fato do relatório ter sido criado no Power BI traz algumas limitações, e ele tem que ser editado na versão do navegador e não no Power BI Desktop, por isso, houve um cuidado para aplicar as orientações e as práticas recomendadas pela Microsoft no limite que a versão do navegador permitia. Esse foi o foco dessa etapa, como utilização de elementos visuais, dicas para criar relatórios e orientações para o uso de cores nos documentos.

Resultado

Ao final de todo esse processo, foi entregue o acesso do cliente com o relatório de todos os recursos do Planner, incluindo todas as equipes, filtros e visualizações permitindo que realizasse as buscas que lhe interessavam, com a identidade visual da marca para adicionar os elementos do relatório à dashboards e relacioná-los com outros dados que fossem úteis. Foram também incluídos backups na sua conta caso houvesse algum problema com alterações futuras.

Esse é um projeto que demonstra a importância de entender as necessidades e o contexto do cliente, para acima de tudo entregar uma solução que faça sentido em seu ambiente.

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